mail e groupware: quale scegliere ?

Lo strumento della posta elettronica è sempre più frequentemente affiancato da un insieme di applicazioni per la collaborazione aziendale. Semplici strumenti come calendari e rubriche condivise, sono state affiancate da chat, audio/video conferenza, presentazioni, strumenti di trasmissione di contenuti di grosse dimensioni. L’offerta in questo ambito è veramente vasta ed orientarsi non è così semplice.

Uno dei primi quesiti che occorre porsi prima di affrontare la scelta del prodotto, è quello di stabilire se optare per una soluzione gestita in autonomia o fornita “chiavi in mano” da un gestore esterno; questa scelta va basata su una serie di parametri specifici legati alla condizione dell’azienda (es. presenza di personale IT interno) e alle esigenze della stessa (es. livello di managing richiesto).

Non esiste cioè una soluzione migliore o peggiore in senso assoluto, ma solo quella più appropriata alle proprie necessita.

In questa comparazione, abbiamo preso in esame i tre prodotti da noi più usati: Microsoft Exchange (ospitato presso Microsoft e no), SmarterMail e Kerio Connect. Si tratta di 3 soluzioni profondamente diverse, ognuna idonea a uno specifico impiego. La prima è espressamente destinata ad un utilizzo interno ad una azienda per l’integrazione “by design” in active directory, componente indispensabile al suo funzionamento e che risulta ostica per impiego in ambito multidominio; Smartermail è un prodotto orientato agli ISP proprio per la possibilità di creare amministratori di dominio con piena autonomia di configurazione nel proprio ambito e possibilità per l’enterprise admin di segmentare spazio, utenti e policy in base ai clienti. A metà tra i due prodotti si pone Kerio Connect, utilizzabile come mail server interno ma con la possibilità di gestire illimitati domini con una console semplice ed intuitiva.

Le funzionalità principali e quindi le differenze tra i tre prodotti sono elencati nella tabella seguente:

ULTERIORI CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’

Microsoft, con i piani di office on line (quindi con costi nettamente superiori rispetto al semplice Exchange on line), completa l’offerta con servizi di audio/video conferenza (Lync), condivisione e interazione su documenti, servizi di storage e un ambiente di collaborazione web (sharepoint). Naturalmente è possibile ottenere le stesse funzionalità con application server installati “in casa”, ma i costi per hardware / software e la complessità di gestione aumentano esponenzialmente. Smartermail offre un comodo storage on line per la gestione degli allegati “pesanti” e, come Kerio, servizi di chat e newsletter.

Per quanto riguarda l’amministrazione, la soluzione Kerio risulta essere la più intuitiva, con una reportistica completa e di immediata lettura; segue smartermail e, in coda, Exchange, la cui gestione richiede una specifica conoscenza del prodotto; attenzione alla soluzione “on line” di Microsoft: il livello di interazione e di diagnostica è fortemente limitato e il supporto telefonico impiega tempi non sempre accettabili per scalare ai livelli più alti dell’ helpdesk. La nostra esperienza su un problema specifico ci ha dato una sensazione di impreparazione del personale di supporto che ha liquidato il problema senza risolverlo dopo 4 giorni di inutili prove.

I prezzi dei tre prodotti sono anch’essi influenzati dall’impiego a cui sono orientati: smartermail ha il costo ad utente più economico visto che è progettato per un impiego tipicamente da ISP; segue Kerio connect, avvantaggiato anche dalla possibilità di essere installato su un sistema operativo open source, quindi Exchange che risulta il più oneroso anche da un punto di vista hardware (nella pratica richiede almeno una macchina performante dedicata). Un discorso a parte merita exchange on line che azzera gli investimenti iniziali ma espone ad una incognita sui costi nel tempo vista la frequenza dei cambiamenti delle politiche commerciali di Microsoft.

In conclusione, l’atteggiamento consigliato è quello di capire quali sono le peculiarità che si richiede al servizio e in ogni caso testare i prodotti prima dell’acquisto (Kerio Connect, Smartermail e Exchange on line offrono questa possibilità); se ci è permessa una ulteriore riflessione meno tecnica, in un momento in cui i grandi player del mercato stanno passando dalla fornitura delle licenze ai servizi creando di fatto un monopolio, forse cercare di mantenere un certo grado di autonomia ci permetterà di non essere sottomessi alle loro politiche commerciali future.

Giancarlo Martinelli