Lo strumento della posta elettronica è sempre più frequentemente affiancato da un insieme di applicazioni per la collaborazione aziendale. Semplici strumenti come calendari e rubriche condivise, sono state affiancate da chat, audio/video conferenza, presentazioni, strumenti di trasmissione di contenuti di grosse dimensioni. L’offerta in questo ambito è veramente vasta ed orientarsi non è così semplice.

Uno dei primi quesiti che occorre porsi prima di affrontare la scelta del prodotto, è quello di stabilire se optare per una soluzione gestita in autonomia o fornita “chiavi in mano” da un gestore esterno; questa scelta va basata su una serie di parametri specifici legati alla condizione dell’azienda (es. presenza di personale IT interno) e alle esigenze della stessa (es. livello di managing richiesto).

Non esiste cioè una soluzione migliore o peggiore in senso assoluto, ma solo quella più appropriata alle proprie necessita.

In questa comparazione, abbiamo preso in esame i tre prodotti da noi più usati: Microsoft Exchange (ospitato presso Microsoft e no), SmarterMail e Kerio Connect. Si tratta di 3 soluzioni profondamente diverse, ognuna idonea a uno specifico impiego. La prima è espressamente destinata ad un utilizzo interno ad una azienda per l’integrazione “by design” in active directory, componente indispensabile al suo funzionamento e che risulta ostica per impiego in ambito multidominio; Smartermail è un prodotto orientato agli ISP proprio per la possibilità di creare amministratori di dominio con piena autonomia di configurazione nel proprio ambito e possibilità per l’enterprise admin di segmentare spazio, utenti e policy in base ai clienti. A metà tra i due prodotti si pone Kerio Connect, utilizzabile come mail server interno ma con la possibilità di gestire illimitati domini con una console semplice ed intuitiva.

Le funzionalità principali e quindi le differenze tra i tre prodotti sono elencati nella tabella seguente:

 

EXCHANGE 2013 / EXCHANGE ONLINE SMARTERMAIL KERIO CONNECT
Da Outlook si possono condividere le risorse di un altro utente (contatti, calendario, attività). Outlook 2003 non supportato Da OWA si ha la possibilità di condividere solo il calendario di altri utenti (no contatti e attività) Da Outlook si possono condividere le risorse di un altro utente (contatti, calendario, attività). Funziona EAS e la condivisione di contatti, calendario con protocollo stssync. Quest’ultima con outlook 2003 è in sola visualizzazione

Da WebMail si possono condividere le risorse di un altro utente (contatti, calendario, attività)

 

Da Outlook si possono condividere le risorse di un altro utente (contatti, calendario, attività) – Necessario “connettore” proprietario
Da Outlook si ha la possibilità di creare ed accedere alle cartelle pubbliche di tutti i tipi. Outlook 2003 non è supportato Da OWA si possono visualizzare cartelle pubbliche solo se di tipo posta (no calendario, contatti, attività) Cartelle pubbliche non previste Cartelle pubbliche non previste Da Outlook si ha la possibilità di creare ed accedere alle cartelle pubbliche di tutti i tipi – Necessario “connettore” proprietario

 

ULTERIORI CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’

 

EXCHANGE 2013 EXCHANGE ONLINE  SMARTERMAIL KERIO CONNECT
BACKUP SOFTWARE PROPRIETARIO Exchange 2013 solo backup full con software Microsoft Funzione integrata eseguito da Microsoft Backup manuale.Tramite backup del file system.Ripristino: semplice restore di singoli file e cartelle; possibili ripristini di si singoli utenti e domini Funzione integrata con scheduleMassima “granularità” nel ripristino.
ANTIVIRUS Add-on Integrato Add-on  Add-on
ANTISPAM Add-on Integrato Add-on  Integrato
EAS Add-on Integrato Add-on (Solo per versione Enterprise) Add-on
CONFIGURAZIONE TELEFONI E TABLET APPLE Sincronizzazione completa Sincronizzazione completa Sincronizza appuntamenti e contatti tramite caldav e cardav Sincronizzazione completa
CONFIGURAZIONE TELEFONI E TABLET ANDROID Sincronizzazione completa Sincronizzazione completa Sincronizza appuntamenti e contatti tramite EAS Sincronizza appuntamenti e contatti tramite EAS (componente aggiuntivo a pagamento)
PRO Soluzione Active Directory integrata  Soluzione completamente in outsourcing – Semplicità di amministrazione Interfaccia web con numerose funzioni -adatto in ambiente multidominio e per ISP Semplicità amministrazione – Server multipiattaforma – semplicità di installazione
CONTRO Necessario un Server dedicato, Amministrazione complessa, Poco adatto a configurazioni multi dominio, Ripristino parziale richiede software di backup esterno Contatti condivisi non visualizzabili da Webmail NO multipiattaforma (Solo Windows) Il connettore rende lenta l’apertura e la ricerca su Outlook

 

Microsoft, con i piani di office on line (quindi con costi nettamente superiori rispetto al semplice Exchange on line), completa l’offerta con servizi di audio/video conferenza (Lync), condivisione e interazione su documenti, servizi di storage e un ambiente di collaborazione web (sharepoint). Naturalmente è possibile ottenere le stesse funzionalità con application server installati “in casa”, ma i costi per hardware / software e la complessità di gestione aumentano esponenzialmente. Smartermail offre un comodo storage on line per la gestione degli allegati “pesanti” e, come Kerio, servizi di chat e newsletter.

Per quanto riguarda l’amministrazione, la soluzione Kerio risulta essere la più intuitiva, con una reportistica completa e di immediata lettura; segue smartermail e, in coda, Exchange, la cui gestione richiede una specifica conoscenza del prodotto; attenzione alla soluzione “on line” di Microsoft: il livello di interazione e di diagnostica è fortemente limitato e il supporto telefonico impiega tempi non sempre accettabili per scalare ai livelli più alti dell’ helpdesk. La nostra esperienza su un problema specifico ci ha dato una sensazione di impreparazione del personale di supporto che ha liquidato il problema senza risolverlo dopo 4 giorni di inutili prove.

I prezzi dei tre prodotti sono anch’essi influenzati dall’impiego a cui sono orientati: smartermail ha il costo ad utente più economico visto che è progettato per un impiego tipicamente da ISP; segue Kerio connect, avvantaggiato anche dalla possibilità di essere installato su un sistema operativo open source, quindi Exchange che risulta il più oneroso anche da un punto di vista hardware (nella pratica richiede almeno una macchina performante dedicata). Un discorso a parte merita exchange on line che azzera gli investimenti iniziali ma espone ad una incognita sui costi nel tempo vista la frequenza dei cambiamenti delle politiche commerciali di Microsoft.

In conclusione, l’atteggiamento consigliato è quello di capire quali sono le peculiarità che si richiede al servizio e in ogni caso testare i prodotti prima dell’acquisto (Kerio Connect, Smartermail e Exchange on line offrono questa possibilità); se ci è permessa una ulteriore riflessione meno tecnica, in un momento in cui i grandi player del mercato stanno passando dalla fornitura delle licenze ai servizi creando di fatto un monopolio, forse cercare di mantenere un certo grado di autonomia ci permetterà di non essere sottomessi alle loro politiche commerciali future.

 

Giancarlo Martinelli